1. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Tổng Giám đốc.
- Sắp xếp lịch trình và chuẩn bị các nội dung cần thiết đi công tác của Tổng Giám đốc và các thành viên trong Ban Tổng Giám đốc.
- Liên hệ, giao dịch với đối tác, bằng thư, điện thoại, email hoặc fax theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
- Thay mặt Ban Tổng Giám đốc tham dự các công tác giao dịch đối ngoại theo yêu cầu.
- Quản lý danh sách, số điện thoại, địa chỉ các công ty, cơ quan hoặc các cá nhân có nhu cầu liên hệ thường xuyên nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác. Tiếp nhận và xử lý nhanh, chính xác các cuộc gọi từ đối tác, các bộ phận gọi đến.
- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
- Truyền đạt mệnh lệnh, chỉ đạo Tổng Giám đốc đến các cấp quản lý và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện.
- Tiếp nhận các loại văn bản gửi lên Ban Tổng Giám đốc, xem xét, kiểm duyệt (theo phạm vi quy định), phân phối các văn bản của Ban Tổng Giám đốc duyệt đến các cá nhân, đơn vị liên quan.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên Ban Tổng Giám đốc.
- Làm cầu nối liên lạc, trao đổi công việc, thông tin giữa các bộ phận với Tổng Giám đốc.
- Phân loại hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ, thiết lập hệ thống lưu trữ hiệu quả, đảm bảo độ chính xác, nhanh chóng khi tìm kiếm.
- Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo định kỳ và theo yêu cầu của cấp trên.
- Tham gia xây dựng các quy chế, quy định, quy trình của Ban.
- Theo dõi việc thực hiện chỉ tiêu kế hoạch hàng năm đã được Tổng Giám đốc phê chuẩn.
- Thực hiện các công việc đột xuất theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.